Aus Schaden wird man klug: Bilder oder Illustrationen sind schlicht und einfach nur dann zu verwenden, wenn sie aus „sicheren“ Quellen stammen: auf der sicheren Seite ist, wer Lizenzen bei Bildagenturen erwirbt oder eigenes oder von einem beauftragten Fotografen erstelltes Material verwendet.
So oder so, nicht nur das Bild als Datei ist wichtig und sollte auch über den Ursprung der Datei dokumentiert sein. In besonderem Maße sind die Nutzungsrechte einzuholen und wasserdicht zu dokumentieren. Und nicht nur über zehn Jahre – wie beispielsweise die Buchhaltungsunterlagen einer GmbH – sondern 70 Jahre (§64, UrhG).