Jubiläumskommunikation hinter den Kulissen: Was bei 75 Jahren Bestatterverband Bayern im Verborgenen passiert

Teil 2 „75 Jahre Bestatterverband Bayern – unsere Arbeit hinter dem Jubiläum“

In Teil 1 haben wir erzählt, wie aus einem Anlass ein Konzept wurde: eine eigene Jubiläumswebsite, ein Partnerkonzept mit Platin, Gold und Silber und eine redaktionelle Begleitung, die das Jubiläum Schritt für Schritt erzählt. Konzepte sind schön. Aber irgendwann müssen sie raus aus dem Konzeptpapier und auf die Straße, in die Messehallen und auf die Bühne.

In Teil 2 nehmen wir Sie mit auf diese Reise. Sie führt in drei Stationen von Düsseldorf über einen Blick hinter die Kulissen bis nach München.

Station 1: Düsseldorf – Man erkennt uns am Bollerwagen

Die befa 2026 in Düsseldorf bot für den Bestatterverband Bayern die Möglichkeit die meisten Jubiläumspartner an einem Ort vorzufinden. Wir waren im Auftrag des Verbands und Matthias Liebler, Vorsitzendem des Verbands vor Ort und haben dafür gesorgt, dass das 75-jährige Jubiläum dort sichtbar wurde, wo sich die Branche trifft. Nachzulesen ist der ganze Bericht des Besuchs in unserem Webseitenbeitrag: Befa 2026 – Man erkennt uns am Bollerwagen.

Die Messe hat uns gezeigt, wie viel Neugier auf das Jubiläum in der Branche steckt. Viele Gespräche drehten sich darum, wann, wo und wie man dabei sein kann. Genau dafür hatten wir die Jubiläumswebsite gebaut.

Station 2: Backstage – was hinter den Kulissen geschieht

Wer am 23. Oktober in die TonHalle kommt, sieht eine fertige Feier. Dahinter liegen Monate voller Aufgaben, die alle ineinandergreifen müssen. Das meiste davon bleibt unsichtbar, und genau darin besteht gute Umsetzung.

Die Jubiläumswebseite aus Teil 1 ist dabei nur die Spitze. Sie wächst mit jedem neuen Partner und jedem Programmpunkt weiter. Darunter passiert viel, von denen die Gäste kaum etwas merken.

Gäste sehen die Feier und die Webseite. Vielleicht noch einen Newsletter oder Beitrag auf Sozialen Netzwerken. Doch hinter den Kulissen passiert einiges mehr. Wir wollen mit ausgewählten Aufgabenbereichen einen kleinen Einblick geben, was alles dahinter steckt.

Sponsoren- und Partnerkoordination

Ohne Partner gäbe es dieses Jubiläum nicht in dieser Form. Wir sprechen Unternehmen an, betreuen die Stufen Platin, Gold und Silber und stimmen Logos, Texte und Partnerseiten ab. Rückfragen und Freigaben laufen bei uns zusammen. Bei rund 30 Jubiläumspartnern bedarf das einiges an Koordination und Kommunikation.

Gestaltung, Produktion und Versand der Einladungen

Eine Einladung muss in Sekunden zeigen: Hier wird gefeiert. Wir haben die Einladungen gestaltet und dabei das Motto „Gemeinsam. Stark. Bayern.“ in eine Bildsprache übersetzt. Korrekturschleifen bis das letzte Detail sitzt bleiben dabei nicht aus. Auch den Versand haben wir selbst in die Hand genommen und jede Einladung eigenhändig kuvertiert, frankiert und zur Post getragen.

Vorbereitung des Ticketverkaufs

Gäste sollen auf einen Blick erkennen, wie sie dabei sein können. Dafür haben wir den Ticketverkauf vorbereitet und mit der Webseite verzahnt, sodass Programm, Anreise und Tickets an einem Ort zu finden sind.

Versand der E-Mail-Newsletter

Der Newsletter hält die Spannung bis zum 23. Oktober am Laufen. Er informiert über Programm, Partner und Neuigkeiten und führt die Leser zurück auf die Jubiläumswebseite. Wir kümmern uns um Planung, Inhalte und Versand. Der Newsletter ist dabei eines der wichtigsten Kommunikationsmittel, hier kann gezielt gesteuert werden wer welche informationen braucht und diese auch bekommt.

Produktion des Kick-Off-Videos

Bewegtbild macht neugierig. Für das Jubiläum haben wir einen Teaser produziert, der Lust auf den Abend macht. Wir waren bereits im März bei der Mitgliederversammlung vor Ort und konnten Bildmaterial aufnehmen, welches wir für das Kick-Off-Video verwendet haben. Es wird zu Beginn des Festabends auf großer Leinwand gezeigt und gibt den Startschuss für das Abendprogramm.

Abstimmung mit dem Verband

Zwischen allen Gewerken steht die laufende Abstimmung mit dem Verband: Termine, Inhalte, Freigaben, kurze Wege. Der Verband setzt die inhaltlichen Impulse, wir übersetzen sie in Seiten, Texte und Bilder. Umsetzung heißt für uns deshalb auch: zuhören, abstimmen, nachjustieren.

Station 3: München – die Jubiläumswoche

Die Jubiläumswoche in München ist dicht getaktet. Rund um die Jubiläumsfeier finden mehrere Veranstaltungen des Bundes- und Landesverbands statt: Am 22. Oktober tagt im Adina Hotel die Mitgliederversammlung des Bundesverbands Deutscher Bestatter, am 24. Oktober folgt dort die Mitgliederversammlung des Bestatterverbands Bayern. Dazwischen liegt der Höhepunkt: die Jubiläumsfeier am Freitag, 23. Oktober, ab 19:00 Uhr in der TonHalle im Werksviertel-Mitte.

Wer wissen möchte wer hinter den Kulissen arbeitet… als Platin-Jubiläumspartner und Medienpartner sind wir in dieser Woche auch persönlich anzutreffen.

Was Umsetzung für uns heißt

Im ASKUB-Modell, mit dem wir unsere Projekte planen, folgt auf Analyse, Strategie und Konzeption die Umsetzung. Beim Jubiläum zeigt sich, was das praktisch bedeutet: Es geht um den gesamten Auftritt und Website, Redaktion und Veranstaltungswoche. Alles muss ineinandergreifen, und es soll leicht aussehen. Oder, um beim Bild unserer Arbeit zu bleiben: Wir sorgen dafür, dass alles steht, läuft und leuchtet.

Wie es weitergeht

Nach dem 23. Oktober schauen wir zurück: auf den Abend in der TonHalle, auf das, was gut funktioniert hat, und auf das, was wir als Agentur für künftige Verbands- und Eventkommunikation mitnehmen. Das lesen Sie in Teil 3.

1. Teil der Serie „75 Jahre Bestatterverband Bayern – unsere Arbeit hinter dem Jubiläum“ lesen: 75 Jahre Bestatterverband Bayern – Wie wir ein Verbandsjubiläum auf die Bühne bringen