Digitale Pinwand für Veranstaltungskoordination

Eine Digitale Pinnwand für Veranstaltungskoordination für alle

Eine Vielzahl an „Wie-Fragen“ waren mit diesem Job zu beantworten. Hier die Wichtigsten.
Wie…

• … werden Aufgaben und Mitarbeiter auf verschiedenen Veranstaltungen zeitgleich koordiniert?
• … kann der Chef aus der Entfernung schnell und einfach und ohne Telefon und ohne viel zu tippen koordinierend eingreifen?
• … aktualisiert man Wissen und tauscht spontan auftretende Veränderungen schnell und einfach mit allen Beteiligten aus?
• … kriegen die anderen Mitarbeiter im Büro das alles mit – ohne großen Abstimmungsaufwand – aber in Echtzeit?
• … sammelt und archiviert man Informationen (Texte und Bilder) einfach und doch professionell?
• … kriegt man das alles synchronisiert?

Digitale Pinnwand für alle – überall

Denken wir uns die gute alte Pinnwand: Auf einer postergroßen Fläche hängen ein Haufen Zettel mit wichtigen Informationen. Organisiert in Spalten beispielsweise „zu erledigen – in Bearbeitung – erledigt“ oder nach Wochentagen oder, oder… Genauso – nur digital – organisieren wir hier unser Projektmanagement. Das Zauberwort heisst Kanban.

Die Technik haben wir hierbei aus der Softwareentwicklung adaptiert. Sobald sich etwas ändert, wird der entsprechende Zettel auf unserer digitalen Pinwand einfach in eine andere Spalte gepappt. Kurze Textnachrichten oder Fotos werden dem „Zettel“ angefügt. Verantwortlichkeiten und Termine haben hier auch ihren Platz. Und eine Checkliste zum Abhaken gibt’s natürlich auch.

Die Pinnwand hängt allerdings in der Cloud und jeder Mitarbeiter sieht sie immer aktualisiert auf seinem Smartphone, Tablet-PC oder am Computer.

Was hat Jürgen Wolf Kommunikation in diesem Kontext zu tun?

Zugegeben, auf den ersten Blick scheint dies kein typischer Job für eine Werbeagentur zu sein. Aber…
Projektmanagement ist unser Heimathafen.Wir kennen die Prozessabläufe unserer Kunden und erarbeiten gemeinsam mit ihnen detaillierten Anforderungen. Auch an Software…
Und schwups besorgen wir die notwendigen mobilen Endgeräten, installieren und konfigurieren Apps und Cloud und eine kurze Schulung später geht unsere Digitale Pinnwand an den Start, um sich im Tagesgeschäft zu beweisen.

Dann bekommen die schicken iPads noch einem Eigentümerhinweis und schon gehen die Werkzeuge raus in die Welt, um den auch technisch nicht so affinen Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.

Lob tut auch uns gut

Wenn die Geräte – mittlerweile acht iPads – im Einsatz sind und alle damit einfach und gern arbeiten ist unser Plan aufgegangen.
Dann tut auch uns eine kleine Streicheleinheit in Form eines Kundenlob („habt ihr gut gemacht“) gut!

Und zu guter Letzt

Wir freuen uns über Anmerkungen, Anregungen und Fragen.
Entweder gleich hier unter dem Beitrag als Kommentar oder aber auch über eine E-Mail oder einen Anruf