Wie aus einer Agentur-Kunden-Beziehung ein Nextcloud Cockpit wird

Was wissen wir eigentlich übereinander? #askub Teil 1: Analyse

Jede Beziehung lebt von gemeinsamen Erlebnissen – und von dem, was davon im Gedächtnis bleibt. Im Privaten kennen wir das gut: Wie war eigentlich der Urlaub vor fünf Jahren? Wen haben wir zum 40. Geburtstag eingeladen? Welche Handynummer hat die Schwiegermutter? Erinnerungen verblassen, Details verschwimmen.

In einer Agentur-Kunden-Beziehung ist das nicht anders – nur dass der Erlebnishorizont ein anderer ist. Wir wissen oft auswendig, welche Farbe ein Logo hat oder welche Headline-Schrift zu welchem Kunden gehört. Aber daneben existiert eine Vielzahl weiterer Informationen, die nicht nur in unseren Köpfen, sondern auch auf ganz unterschiedlichen Festplatten, in verschiedenen Tools und an verschiedenen Orten liegen.

Viele Daten, viele Orte, eine Herausforderung

Als Agentur setzen wir auf zahlreiche digitale Helfer, um unser Handwerk bestmöglich zu machen. Das bedeutet aber auch: Die Orte, an denen Daten liegen, werden immer vielfältiger. Backup-Strategien, die früher einfach waren, müssen heute mit einem exponentiellen Wachstum an Informationen mithalten. Die eigentliche Herausforderung ist dabei nicht nur das Sichern und Wiederfinden von Daten, sondern die tägliche Frage: Welche Information liegt wo, wer darf wie darauf zugreifen, und mit wem wird sie geteilt – intern, mit dem Kunden oder gar öffentlich?

Genau hier kommt für uns seit Jahren die Open-Source-Software Nextcloud ins Spiel. Was früher eine einfache Austauschplattform für Dateien oder Bildergalerien war, hat sich gerade in den letzten Monaten rasant weiterentwickelt – mit immer mehr kollaborativen Funktionen. Aus reiner Dateiablage wird zunehmend ein Werkzeug für echtes Nextcloud Marketing: Informationen, Abstimmungen und Freigaben laufen an einem Ort zusammen, statt sich über E-Mail-Postfächer, Messenger und Einzeldateien zu verteilen.

Und wie es der Zufall will: Aktuell begleiten wir ein Kundenprojekt, das genau diese Aufgabe stellt – Informationen klug zusammenzuführen und zugänglich zu machen. Genau davon handelt diese kleine Beitragsserie: Wie wird aus einer Software-Anwendung ein echtes Nextcloud Cockpit – ein digitales Kunden-Cockpit, in dem Agentur und Kunde gemeinsam auf denselben Wissensstand zugreifen?

Im Kern geht es dabei um vier einfache, aber entscheidende Fragen:

• Was wissen wir?
• Wo stehen wir?
• Was tun wir?
• Was lernen wir daraus?

Das #askub-Modell als roter Faden

Zu Beginn des Projekts haben wir gemeinsam mit dem Kunden unser #askub-Modell durchdekliniert – unseren Prozesskreislauf aus Analyse, Strategie, Konzeption, Umsetzung und Bewertung. Dabei ist schnell klar geworden: Was uns für die Analyse fehlt, sind die Originalinformationen, die wir für Kunden klassischerweise in einem Faktenbuch zusammentragen.

Das Faktenbuch begleitet Agenturarbeit seit Jahrzehnten. Schon seit fast 40 Jahren werden bei Wettbewerbspräsentationen Informationen über Kunden, Wettbewerb und Markt gesammelt – oft mit mehr Tiefe, als eigentlich gefordert war. Genau das schafft Vertrauen zu Beginn einer Agentur-Kunden-Beziehung.

Über die Jahrzehnte hat das Faktenbuch viele Formen angenommen: handschriftliche Notizen, Excel-Tabellen, Word-Dokumente, selbstgebaute Datenbanken, Projektmanagement-Tools. Und immer wieder stellte sich dieselbe Frage: Gehören diese Informationen der Agentur oder dem Kunden? Da wir keinerlei Interesse an Herrschaftswissen haben, suchen wir aktiv nach Wegen, unser Wissen mit Kunden zu teilen, statt es zu horten.

Wo Analyse und Strategie ineinanderfließen

Schon beim Zusammentragen von Fakten merkt man: Die Grenze zwischen Analyse und Strategie ist fließend. Kaum hat man den Status erfasst, taucht in jedem zweiten Nebensatz bereits das Ziel auf. Der Vorteil eines klaren Modells wie #askub ist, dass man sich diszipliniert auf den jeweiligen Schritt konzentrieren kann – hier: erst einmal nur Fakten sammeln.

Folgerichtig endet diese Analysephase mit einer klassischen SWOT-Betrachtung:

Stärken: Über 20 Jahre Branchenerfahrung und ein breites, tiefes Marketing-Know-how, das kaum eine andere Agentur in dieser Branchentiefe vorweisen kann. Über Jahrzehnte gewachsene Kundenbeziehungen, geprägt von gemeinsamer Arbeit und gemeinsamen Erfolgen.

Schwächen: Bei der Fülle an Informationen besteht das Risiko, den Überblick zu verlieren. Tiefes Fachwissen kann dazu führen, dass Kunden den Mehrwert nicht vollständig nachvollziehen – mit der Folge, dass der eigene Dokumentations- und Archivierungsaufwand für den Kunden unsichtbar bleibt.

Chancen: Werden alle Informationen – die der Agentur wie die gemeinsam mit dem Kunden abgestimmten – an einem zentralen Ort gebündelt, auf den beide Seiten jederzeit zugreifen können, entsteht eine enorme Arbeitserleichterung und ein starkes Instrument zur Kundenbindung.

Risiken: Datensicherheit ist und bleibt ein zentrales Thema, dem entsprechende Ressourcen gewidmet werden müssen. Das größere Risiko ist jedoch ein anderes: der Eindruck, zu „verkopft“ zu arbeiten oder unnötigen Mehraufwand zu produzieren – wenn der eigentliche Wert der Arbeit, nämlich Investition in das Marketing des Kunden, nicht erkennbar wird.

Fazit

Bevor wir Strategien entwickeln oder Konzepte schreiben, lohnt sich der ehrliche Blick zurück: Was wissen wir bereits? Wo liegen diese Informationen? Und wie können wir sie so organisieren, dass sie nicht nur uns, sondern auch unseren Kunden zugänglich sind? Genau das ist der Ausgangspunkt für das Nextcloud Cockpit, das wir in den nächsten Beiträgen dieser Serie Schritt für Schritt aufbauen – als praktisches Beispiel dafür, wie sich Nextcloud Marketing und klassische Agenturarbeit sinnvoll verbinden lassen.

Im nächsten Beitrag geht es um Schritt zwei des #askub-Modells: die Strategie.
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