Jürgen Wolf Kommunikation GmbH | Mühltal

Veranstaltungen kund tun? – Mit der guuuden alten Einladung per Post

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Der Termin steht fest und die ersten Informationen zur Veranstaltung sind in diversen Online-Kanälen verbreitet und werden beworben. Schon mal ein guter Anfang.

Doch wie im Beitrag zur Verteilung in den Sozialen Medien bereits erwähnt, erreichen wir auf diesem Weg nicht alle potentiellen Interessenten für unsere Veranstaltung. Hier hilft die „gute, alte“ schriftliche Einladung.

Kommt (immer noch) gut an: die Einladung per Post

Gemeinsam mit dem Chef tauche ich nun in unsere Datenbank: Über 6.000 Adressen tummeln sich dort. Also, erst mal filtern, für wen unsere Veranstaltung überhaupt interessant sein könnte. Im Idealfall sind die Daten so gut und aktuell gepflegt, dass diese Personen anhand eines von uns vergebenen Kennzeichens leicht zu erkennen und auszuwählen sind.

Nach der erfolgreichen Selektion der gewünschten Empfänger folgt einer der wichtigsten Schritte des Direct Mailings:

Die eigene Veranstaltung kundgeben: Die Einladung per Post kommt (immer) gut an

Lästig, aber unerlässlich: Die Kontrolle der Adressdaten

Denn ohne korrekte Adresse kommt das interessanteste und noch so gut gemachte Schreiben nicht an oder ist – falls doch angekommen – schlicht peinlich, wenn Anrede, Name oder Titel falsch ist oder es diesen Ansprechpartner gar nicht mehr gibt.

Und das gilt für alle Schriftstücke per Post – egal, ob Sie privat eine Postkarte aus dem Urlaub an Ihre Freunde schreiben, einen Geschäftsbrief an Ihre Kunden und Lieferanten oder das kleine Päckchen zu Weihnachten versenden – ohne richtige Adresse läuft nichts. Oder wie finden Sie es, wenn als Empfänger „Frau Nils“ oder „Herr Claudia“ steht? Fehlerhafte Adressen oder falsche Ansprechpartner vermitteln schnell den Eindruck von Schludrigkeit, im schlimmsten Fall gar von Inkompetenz. Das ist (sofern die Post überhaupt ankommt!) nicht gut. Und nicht professionell.

Wie geht es anders?

Dabei ist hier ganz leicht Abhilfe zu schaffen: Grundlage sollte hier eine einheitliche, gemeinsam nutzbare Datenbasis sein, am besten eine spezielle Software zur Adressverwaltung. Diese bietet Ihnen die Möglichkeit, die vorhandenen Adressen nicht nur zu speichern, sondern auch nach Bedarf zu kennzeichnen und Auswahlen zu treffen, um Ihre Kunden gegebenenfalls zu unterscheiden, in Gruppen zusammenzufassen und somit gezielter anschreiben zu können. Oder auch nur, um zwischen „Kunde“ und „Lieferant“ zu unterscheiden. Dies ist weniger kompliziert, als es klingt. Neben universell nutzbaren Software-Werkzeugen gibt es zahlreiche branchenspezifisch abgestimmte Programme, die hierfür in Frage kommen. Bei der Entscheidung aus der durchaus umfangreichen Auswahl an unterschiedlichen Programmen stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Oder so gesagt: Alles ist besser, als alle (Geschäfts-)Adressen nur auf dem Smartphone des Geschäftsführers zu speichern…
Was ist eine „Qualifizierte Adresse“?

Eine sogenannte „qualifizierte Adresse“ beinhaltet vor allem

  • Die richtige Anrede (Frau / Herr)
  • Den Titel der betreffenden Person (Dr. / Kapitän / Dipl.-Ing. / RA…) – sofern vorhanden
  • Den ausgeschriebenen Vor- und Nachnamen
  • Die korrekte Adresse: Straße mit Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort

Idealerweise vergeben Sie außerdem eines (oder mehrere) der oben bereits erwähnten Kennzeichen für eine Person oder Adresse. Insbesondere für Dienstleistungsunternehmen ist diese konsequente Pflege, Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen (CRM = Customer-Relationship-Management) ein unentbehrliches Element und unerlässlich für ein Anschreiben, das von Kompetenz zeugt. Denn Adressen „leben“: Firmeninhaber wechseln, Söhne und Töchter übernehmen, der Firmensitz ändert sich oder eine Firma erlischt.

Zeigen Sie mit Ihrer Korrespondenz, dass Sie ein aufmerksamer Geschäftspartner sind und aktuell informiert. Dieser Eindruck Ihrer Geschäftspost färbt auf Ihr Unternehmen und somit auch auf Ihre Leistungen und deren Qualität ab. Nutzen Sie diese Chance.

… und nebenbei sei noch bemerkt: Zu einem aussagekräftigen und kompetenten Geschäftsbrief gehört natürlich auch das richtige Corporate Design und die entsprechende Ausstattung mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrem Geschäftsbriefbogen.

Übrigens: Dabei sind wir Ihnen natürlich gerne behilflich.

Wir finden für Sie das richtige „Aussehen“ für Ihr Unternehmen, und wir übernehmen für Sie auch Mailings an Ihre Kunden – inklusive Adressdaten-Verwaltung. Schauen Sie doch auch mal unter unseren Leistungen – Direktmarketing.

Fragen Sie doch einfach mal nach einem unverbindlichen Angebot.