Veranstaltungen sind Kommunikationsanlass

Veranstaltungen sind Kommunikationsanlass

Veranstaltungen – neudeutsch „Events“ – haben sich zurecht einen festen Stammplatz im Marketing-Chor erstritten. Ob die Stimme nun als Event-Marketing, Live-Marketing, Promotion oder Messe daherkommt, all diese Disziplinen haben ihre charakteristischen Vorteile. Das Persönliche, das Zwischenmenschliche, das Gespräch, Auge in Auge, der direkte Dialog, die persönlichen Erkenntnisse und Erfahrungen lassen diese Stimme so klar und ehrlich im Orchester des großen Marketingzaubers erklingen. Es bedarf schon viel Liebe zum Detail, Schweiß und Blut, eine Veranstaltung auf die Beine zu stellen, bei der sich der Gastgeber dann auf seine Gastgeberpflichten besinnen kann, lächelnd hier und dort im Gespräch verweilt, strahlend durch die Menge schwebt. Natürlich passieren auch bei Veranstaltungen Fehler. Dann ist aber der Profi gefragt. Der ist dann oft in der Lage, den Feuerwehrmann zu geben, so dass die Gäste nichts merken. Und der gute Gastgeber strahlt weiter…

Allen Veranstaltungen ist aber auch eins gemein – und das ist Aufwand!

Veranstaltungen benötigen Ressourcen – Zeit und Geld – und das nicht zu knapp. Zeit ist hierbei deshalb eine schwierige Größe, weil sie so schwer zu messen und planen ist. „Das kann ja nicht so lange dauern“ hört man zu Beginn der Planungen fast so oft wie „Die Mitarbeiter sind ja eh da und werden bezahlt…“ Geld ist da schon einfacher. Ein im Vorfeld definiertes Budget lässt schnell erkennen, was machbar ist. Und was nicht. Dann singen Lady Gaga und Beyoncé halt nicht… Doch gerade bei kleineren Veranstaltungen – und das sind die, mit denen wir es meist zu tun haben – reden wir nicht „von den Millionen draußen an den Bildschirmen“ und auch nicht von Moderatorenhonoraren jenseits der 50.000 € am Abend. Ich rede hier von Veranstaltungen im kleineren Rahmen: Hier mal „bitte nur höchstens zehn“ Teilnehmer zu einem Vortrag, „mindestens 100 Besucher“ bei einem Tag der Offenen Tür oder „gern so um die 300“ zum Firmenjubiläum… Jede Veranstaltung fordert einen Aufwand für Planung, Organisation und Durchführung. Ob 100 oder 100.000 € oder noch mehr (Mindmap als pdf zum Download). Was passiert auf der Ertragsseite einer Veranstaltung? Was bekommt der Unternehmer für die eingesetzten Ressourcen zurück? Der gute, alte ROI? Satte, zufrieden Gäste, ein kurzes „Auf bald“ beim Verabschieden oder die Hoffnung, das nächste Akquise-Telefonat leichter beginnen zu können, reicht in den seltensten Fällen aus. Egal, ob es regnet oder schneit, ob zu viel oder zu wenig Gäste tatsächlich gekommen sind, und auch egal, ob der Rotwein zu kalt oder der Weißwein zu warm war…

Eins ist dem Veranstalter sicher: der Kommunikationsanlass!

In der Regel lädt der Veranstalter zu seiner Veranstaltung ein: Ob mit handgeschriebenem Brief, gedruckter Karte, E-Mail, auf der Homepage oder in Sozialen Netzwerken, mit Zeitungsanzeigen oder was auch immer. Und jede Einladung ist etwas, was dem Empfänger dieser Botschaft im tiefsten Inneren mindestens ein klein wenig schmeichelt. Quasi eine (kostenlose) Vorleistung des (Ab-) Senders. Die Ursache zu dieser Einladung wird kaum hinterfragt. Im Gegensatz zu einer Werbeaktion, die – wenn nicht übersehen – kritisch beäugt wird: „Geht’s so schlecht – muss der/die jetzt schon Werbung machen…?“ Laden Sie Ihre Zielgruppen auf verschiedenen Kommunikationskanälen ein – informieren Sie darüber hinaus über Ihre Veranstaltung, über Sinn und Zweck (Nutzen!) an der Teilnahme, dem Besuch. Wagen Sie, viele Kunden und Interessenten zu Ihrer Veranstaltung einzuladen. Gehen Sie auf Reichweite. Egal ob mit Direct-Mailing, Anzeigen, E-Mails, Presseinformationen und Zeitungsanzeigen. Der Anlass Ihrer Veranstaltung legitimiert Ihre Kommunikation! Eine Einladung ist persönlich relevant (ich bin eingeladen, ich krieg‘ da was…). Und das alles ohne das Geschmäckle professioneller Öffentlichkeitsarbeit und Werbung.

Doch genau die ist es 😉

Und zu guter Letzt

Wir freuen uns über Anmerkungen, Anregungen und Fragen. Entweder gleich hier unter dem Beitrag als Kommentar oder aber auch über eine E-Mail oder einen Anruf