Bestatter Nextcloud: Wie aus Zielen konkrete Wege werden

#askub Teil 3: Konzeption

Auch der Begriff „Konzeption“ wird gerne so inflationär wie unpräzise verwendet. In unserer Definition ist die Konzeption nicht mehr und nicht weniger als die Beschreibung der Wege zum Ziel. Nachdem in den ersten beiden Schritten die Situation analysiert und die Ziele formuliert wurden, geht es jetzt darum, den – oder besser: die – Wege zu diesen Zielen konkret zu beschreiben.

Mehr als ein bürokratischer Akt

Was auf den ersten Blick wie unnötige Bürokratie wirken mag, ist tatsächlich das Gegenteil: eine präzise, professionelle Formulierung dessen, was wir aus Analyse und Strategie ableiten – und festgeschrieben als Routenplan für die Zukunft.

Das Bild der Navigations-App passt hier gut: Je nach Vorgaben schlägt jede App unterschiedliche Routen – Wege – zum gleichen Ziel vor. Analyse und Strategie haben bereits die Grundeinstellungen unseres Routenplans hinterlegt. Trotzdem bleiben verschiedene Wege offen, denn bekanntlich führen viele Wege nach Rom. Jetzt gilt es, gemeinsam mit dem Kunden den Weg zu finden, der für beide Seiten der beste ist. Das ist eine Frage von Kommunikation, Diskussion und Abstimmung – aber genauso von Expertise und fachlicher Empfehlung.

Wenn Kunden bei unseren Vorschlägen zustimmend nicken und sagen „klingt schlau, macht ihr schon richtig“, ist das ein großer Vertrauensvorschuss. Diesem Vertrauen müssen wir gerecht werden, indem wir genau erklären, was wir tun und warum. Zur Routenplanung gehört dabei immer auch die Ressourcenplanung: Wer macht was, wie lange dauert es, und was kostet es.

Komplizierter als jede Navigations-App

Im Marketing ist die Routenplanung deutlich komplexer als bei einer einfachen Navigation. Wir haben nie nur ein Ziel, sondern meist einen ganzen Strauß an Zielen – manche sollen in Wochen, andere erst in Monaten oder Jahren erreicht werden. Und dazwischen taucht regelmäßig etwas auf, das schon morgen erledigt sein muss.

Konzeption ist deshalb eine aufwändige Projektplanung, die zunächst grob beginnt und zunehmend detaillierter wird. Sie sorgt nicht nur dafür, dass alle wissen, wer wann was macht, sondern erzeugt auch das ruhige Gefühl, auf dem richtigen Weg zu sein. Häufig zeigt sich dabei, dass die konkreten Wege ganz anders aussehen, als der Kunde sich am Anfang vorgestellt hat – vielleicht wollte er ursprünglich „nur“ eine moderne Website, neue Fotos und Videos für Social Media oder Google-Anzeigen.

Konzeption konkret: Bestatter Nextcloud als Marketing-Cockpit

In unserem Projekt bedeutet Konzeption ganz konkret: Wir beschreiben, wie wir die passende Technik einführen und das Marketing-Cockpit für unseren Kunden einrichten – wer wann welche Inhalte in dieser Umgebung pflegt. Dazu gehört ein Plan, der nicht nur eine Zeitachse bietet, sondern auch ein Detail, das gerne übersehen wird: den Kostenvoranschlag, der nach Freigabe zum verbindlichen Auftrag wird.

Im Detail läuft das so: Die Beschreibung der Wege zum Ziel findet noch vollständig in der Cloud statt. Erst nachdem Einigkeit mit dem Kunden besteht, übernehmen wir die Daten in unsere Agenturverwaltungssoftware – dort findet die präzise Ressourcenplanung statt: Wer macht wann was, inklusive Schnittstellenbeschreibungen, Abstimmungsprozessen, Freigaben und Dokumentation.

Das klingt zunächst so, als würden wir Nextcloud an dieser Stelle verlassen – das ist aber nur die halbe Wahrheit. Im Groben bleiben wir in Bestatter Nextcloud: Einzelne Projekte und Jobs werden in einem Kanban-Board dokumentiert und entsprechend ihrem Fortschritt bearbeitet. Dass die betriebswirtschaftlich-buchhalterischen Details – sowohl interne Leistungen als auch externe Beauftragungen – in einer anderen Software laufen, ändert nichts daran, dass die Projektübersicht weiterhin in Nextcloud bestehen bleibt. Der Kunde hat dort jederzeit Einsicht in den aktuellen Status unserer Arbeit und kann selbst Informationen finden, einsehen und mitarbeiten.

Technik, Schulung, Onboarding

Konzeption bedeutet in diesem Projekt konkret drei Aufgabenpakete:

1. Den technischen Bereich im Hintergrund organisieren
2. Die Nutzung intern besprechen und alle Mitarbeitenden entsprechend schulen
3. Ein Onboarding für den Kunden planen und durchführen

Intern ist das für uns wenig aufregend – schließlich ist Technik unser tägliches Brot. Extern bedeutet das jedoch mehrere Workshops. Mal schulen wir zunächst die Technik und beginnen dann mit der inhaltlichen Bearbeitung, mal starten wir direkt mit den Inhalten und nehmen die Technik gewissermaßen nebenbei mit. Welcher Weg passt, hängt stark von den Personen auf Kundenseite sowie von der gewünschten Intensität und dem Timing ab.

Konzeption als Kommunikationsanlass

Nicht zu vergessen: die Redaktion. Nach dem alten PR-Grundsatz „Tu Gutes und sprich darüber“ ist auch dieses Projekt für uns ein großer Kommunikationsanlass. Wir tragen diese Arbeit bewusst nach außen, um zu zeigen, wie wir eine kluge Agentur-Kunden-Beziehung verstehen – und welchen Nutzen unsere Kunden schon heute daraus ziehen. Für alle, die noch nicht Kunde sind, aber von genau solchen Leistungen profitieren möchten, soll dabei durchaus ein bisschen Begehrlichkeit entstehen.

Fazit

Konzeption übersetzt Ziele in konkrete, nachvollziehbare Wege – mit Zeitplan, Ressourcen und klaren Zuständigkeiten. Am Beispiel von Bestatter Nextcloud zeigt sich, wie aus einer technischen Lösung ein echtes Marketing-Cockpit wird: planbar, transparent und für Kunden jederzeit einsehbar.

Im nächsten Beitrag geht es um Schritt vier des #askub-Modells: die Umsetzung.

Und wenn du die ersten beiden Teile dieser Serie verpasst hast – die findest du hier:

• Wie aus einer Agentur-Kunden-Beziehung ein Nextcloud Cockpit wird
• Bestatter Marketing braucht klare Ziele, nicht nur gute Absichten