Der Tätigkeitsbericht – Wenn die Gestaltung den Inhalten gerecht wird

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Wozu braucht eine Stiftung so eine Broschüre?

Sie schafft Transparenz. Auf den 28 Seiten des Tätigkeitsberichts werden neben nackten Zahlen Projekte und Aktivitäten vorgestellt, die die Bürgerstiftung Darmstadt im Jahr 2015 gefördert hat. Man sieht, wie sie das soziale Leben in Darmstadt in vielen Bereichen unterstützt.
Tätigkeitsberichte oder Geschäftsberichte von Kapitalgesellschaften, Vereinen oder eben auch Stiftungen dienen zwar auch der internen Verwendung. Wichtiger ist aber ihre Funktion, die Entwicklungen und Ergebnisse eines Geschäftsjahres für die Öffentlichkeit zu dokumentieren.

Was ist das Besondere an so einem Bericht?

Damit hat ein solcher Bericht in hohem Maße einen repräsentativen Charakter. Er wendet sich nicht allein an bestehende Aktionäre oder Unterstützer, sondern insbesondere auch an solche, die es werden sollen. Ein professioneller Eindruck ist hier also unerlässlich. Und ein Geschäftsbericht umfasst viele verschiedene Arten von Inhalten: zu Texten und Fotos kommen Tabellen, Statistiken und Diagramme. Das Zusammenführen und die Integration all dieser Teile in eine übersichtliche, lesbare und stringente Form erfordert Expertise im Bereich der grafischen Konzeption und technischen Umsetzung.
Bei der Gestaltung des Tätigkeitsberichts für die Bürgerstiftung Darmstadt haben wir besonderen Wert darauf gelegt, das Selbstverständnis der Stiftung widerzuspiegeln – nämlich als Institution zu fungieren, die bürgerschaftliches Engagement bündelt und so das gesellschaftliche Miteinander fördert. Im Vordergrund des Berichts steht daher die Darstellung der im letzten Jahr durchgeführten Projekte.
Dem Nachhaltigkeitsgedanken Rechnung tragend ist die 28-seitige Broschüre im Format DIN A4 auf Recyclingpapier gedruckt. In Kürze steht sie auch in digitaler Form online zur Verfügung.

Schön und schnell umgesetzt dank Prozessoptimierung

Bei der Aufbereitung der Inhalte für den Tätigkeitsbericht profitiert die Bürgerstiftung übrigens davon, dass wir 2014 die Stiftungswebseite auf eine gänzlich neue Basis gestellt haben. Durch die Umstellung von statischen HTML-Seiten auf WordPress als Webseiten-System konnten gleichzeitig Arbeitsprozesse optimiert werden.
In der Vergangenheit mussten Inhalte für die Webseite über einen externen Dienstleister verarbeitet werden, um sie zu veröffentlichen. Teile dieser Inhalte wurden darüber hinaus regelmäßig zusammengestellt und aufbereitet, um sie dann in Form eines PDFs per E-Mail als Newsletter zu versenden. Schließlich wurden einmal im Jahr nochmals Inhalte gesammelt und bearbeitet für den Tätigkeitsbericht.
Durch den Wechsel zu WordPress kann die Webseite eigenständig von Stiftungsmitarbeitern gepflegt werden. Somit kann ein Großteil an Text- und Bild-Inhalten an einer Stelle verwaltet werden, mit wenigen Klicks können diese Inhalte als Newsletter versendet werden und stehen ebenso zentral für die Verwendung im Tätigkeitsbericht zur Verfügung, für den nur minimale inhaltliche Anpassungen nötig sind. Hier dient WordPress also zur Dokumentenverwaltung und als Datenspeicher, somit als echtes Content Management System, das für unterschiedliche Zwecke und von vielen Mitarbeitern gleichzeitig genutzt wird.
 

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