Veranstaltungen sind Kommunikationsanlass – Die Eventausstattung

Wer ein Event – eine Messe, einen Tag der offenen Tür, ein Firmenjubiläum, eine Neueröffnung oder ähnliches – plant, stellt schnell fest, dass bereits die Vorbereitung des Events aufwändig sein kann. Auch ein einfaches Tagesprogramm will vorab auf die Beine gestellt sein: Redner, Unterhaltung, Catering, Raum- und Personalplanung … Aufwand, für den sich der Veranstaltende zurecht belohnen will – nicht zuletzt dadurch, dass sein Event dann auch viele Besucher anzieht. Aber hier gilt in erster Linie: Veranstaltungen sind Kommunikationsanlass. Mit einer guten Veranstaltung hinterlassen Sie bleibende Eindrücke, Eingeladene unterhalten sich über Sie. Und das heißt, nicht allein die Zahl der erscheinenden Gäste macht eine Veranstaltung zum Erfolg, sondern auch die Wahrnehmung des Events – und des Veranstalters – im Vorlauf und im Nachgang.

Gib dem Kind einen Namen und ein wiedererkennbares Gesicht

Ja, ein Tag der offenen Tür darf einfach „Tag der offenen Tür“ heißen – besondere Anlässe dürfen aber auch besondere Namen erhalten. Das kann sowohl eine eher den Anlass beschreibende als auch eine auf den ersten Blick eher ungewöhnliche Bezeichnung sein. Neben einem einprägsamen, aussagekräftigen oder aufmerksamkeitsstarken Titel braucht die Veranstaltung auch ein Gesicht: das so genannte Key-Visual. Das kann sowohl ein Fotomotiv sein als auch ein eigenständiges Logo. Gerade dann, wenn es sich nicht um eine einzelne Veranstaltung, sondern um eine Veranstaltungsreihe handelt, ist es sinnvoll, dieser Reihe eine Art „visuelle Klammer“ in Form eines eigenen Logos zu spendieren. Bereits die Kombination von Name und Key-Visual verleiht der Veranstaltung eine grundlegende Eigenständigkeit. Wie beim Corporate Design eines Unternehmens ist es das Ziel, dem Event ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben und damit für eine hohes Maß an Wiedererkennung zu sorgen. Dieses Erscheinungsbild gilt es dann für alle für die Veranstaltung nötigen Ausstattungsmittel umzusetzen.

Eventeinladung Print oder Online? Print und Online!

Das Repertoire der benötigten Ausstattungsmittel kann sich nach Größe und Art der Veranstaltung stark unterscheiden. Aus unserer Erfahrung zählen zu den klassischen Mitteln:

• Einladungen
  • als Maxicard
  • im E-Mailformat
• Anzeigen
  • Printanzeigen (Zeitungen, Fachzeitschriften, Kataloge)
  • Onlineanzeigen (Facebook, Google Adwords)
• Poster
• Aktionsbriefbogen
• Webseite
  • als Unterseite auf der Firmenseite
  • als eigenständiger Webauftritt mit eigener Domain
• Banner
  • Hängend am Gebäude
  • Stehbanner
  • Flags
• Eintrittskarten
• Hinweis-/Leitschilder
• Präsentationsfolien
• Give Aways

Je nach dem wie hoch das Budget ist und wie groß die Veranstaltung ist, vergrößert sich diese Liste ins unendliche, das Mindeste ist die Einladung.

Leitfragen zur Wahl der Ausstattung

Natürlich macht es wenig Sinn für einen Tag der offenen Tür Eintrittskarten zu drucken. Oder für einen Grillabend eine Webseite mit eigener Domain aufzubauen. Je nach Veranstaltung variiert nämlich die Ausstattung. Diese Leitfragen geben Orientierung für Ihre Wahl der Ausstattung:

• Welche Ressourcen (Zeit und Geld) stehen mir zur Verfügung?
• Wird die Veranstaltung wiederholt ausgeführt oder ist sie einmalig?
• Handelt es sich um eine Sommer- oder Winterveranstaltung?
• Findet die Veranstaltung tagsüber statt oder ist es eine Abendveranstaltung?
• Ist sie offen für alle zugänglich oder ist die Teilnehmeranzahl eingeschränkt?
• Findet die Veranstaltung drinnen oder draußen statt?
• etc.

Wir merken uns: Eine gute Ausstattung wählen und einsetzen heißt Ihrer Veranstaltung ein Gesicht verleihen. Je höher die Wiedererkennbarkeit, umso besser ist der visuelle Rahmen Ihres Events. Fragen? Wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Und zu guter Letzt

Wir freuen uns über Anmerkungen, Anregungen und Fragen. Entweder gleich hier unter dem Beitrag als Kommentar oder aber auch über eine E-Mail oder einen Anruf